INTRODUCTION
時代の流れを先取りして
果てしなく続く取り組み。
“多様な社員がいきいきと活躍”できる環境を目指すJR東日本ビルテックの働き方改革。各部署の担当メンバーが高い問題意識と柔軟な姿勢をもち、さまざまなアプローチから斬新な施策を実行してきたことで、社員たちが働く環境は劇的な変貌を遂げ、今なお進化を続けている。コロナ禍の急激な働き方の変化にもチームワークで乗り越え、未来へと歩んでいく。
誰もが健康で
楽しく働けるように。
2019年の本店オフィスリニューアルに伴うフリーアドレス制の導入をはじめ、フレックスタイム制や在宅勤務の実施などの施策により、ビルテックにおける働き方の選択肢は大きく広がった。社員たちはそれぞれの生活や志向に応じてこれらの制度を柔軟に活用しており、人事部 人事グループの増田は「出社した時にオフィスでしかできない業務をしっかりやって、在宅の日は必要な業務を中心に早めに切り上げるなど、メリハリのある働き方ができています」と口を揃える。
また、新たなキーワードとして「健康」が加わり、さまざまな施策が進められている。社員の食生活の改善を目指し本店では共有スペースにパンやフルーツ等が購入できる冷蔵庫・冷凍庫が設置されたほか、人間ドックのオプションとなっている胃カメラ、PSA検査、婦人科検診の費用が会社負担となった。「婦人科検診は対象の女性社員ほぼ全員、胃カメラとPSAも50%以上の社員が受診しました。各人の健康意識の向上に貢献できていると思います」と総務部 総務グループの小林は成果を説明する。
新たなシステムで自由度の高い働き方をサポート。
在宅勤務やフレックスタイム制を推進するとなると、課題となるのが社内の決裁やコミュニケーションである。そのため、これらを解決するシステムの構築も急ピッチで進められた。そのひとつが2020年にスタートした決裁の電子化で、これによって出社しなくても決裁が得られるようになった。「決裁のスピード化によって業務の効率化につながった」という声が社内でも多く聞かれている。
また、社員間のコミュニケーションを担うべく、2019年９月より全社員のスマートフォンにビジネス用アプリ「LINE WORKS」が導入された。これに加えテレビ会議システムの更新も行い、以前は専用の機器が必要だったところパソコンやタブレット、スマートフォンからもアクセスできるようになり、利便性が飛躍的に向上した。この施策に携わった経営企画部 情報システムグループは「今回の改良は、社外とテレビ会議をする手段はないかと現場の社員から相談を受けたのがきっかけでした」と振り返る。このように、ちょっとした社員の声が全社員の働き方の改善に結びつくこともある。だからこそより気軽で自由にコミュニケーションをとれる情報システム環境を提供していく必要があると考えている。
地方支店でもオフィスリニューアルが進行。
働き方改革に伴うオフィスリニューアルは、地方拠点も含め全社的に実施している。2019年度には仙台、盛岡、新潟などの支店がリニューアルし、今後も各所にてリニューアルが計画されている。
盛岡支店では所属する社員がアイデアを出し合い、木材の調達や家具の設計なども社員たちが自ら行った。そして、開放的な空間に掘りごたつや一枚板のテーブルが配され、部門の壁を気にせず気軽に話し合える環境が築かれた。リニューアル後に盛岡を訪れた増田は「以前は昭和の雰囲気が漂っていましたが、先日訪れたときには同じオフィスとは思えないくらい変わっていました」と驚きを口にする。
しかし、オフィスリニューアルはこれで終わりというわけではない。「この取り組みを通じて、全員が改善意識を持つようになりました。これからもどんどんアイデアを出し、楽しくいきいきと働ける環境を作っていきます」とリニューアルの設計に携わった盛岡支店 企画課の工藤は意気込んでいる。
コロナ禍での取り組みが結束力を強めた。
2020年の世界を襲った新型コロナウイルスは、ビルテックの職場にも大きな影響を与えた。多くの社員の働き方が変化した中で、従来からの取り組みが功を奏したことも少なからずあった。例えば、在宅勤務制度が既に導入されていたので、感染防止のため大多数の社員が在宅勤務になった時にも、大きな混乱を起こすことなく全社的な対応ができた。テレビ会議のシステムが整えられていたことで、在宅勤務となってものスムーズにオンラインでの打ち合わせに移行することができた。これらは 、在宅勤務で懸念されるコミュニケーション不足を改善する働きをした。システムの整備の担当は「こうした業務に携われたことを誇りに思います」と胸を張る。
一方、健康経営を担当する小林は在宅勤務の増加に伴う身体活動の減少をカバーする施策を模索している。勤務関係を担当している増田はより柔軟な働き方を実現させる各種制度の改正に意欲を見せる。このように各個人が問題意識を持ち、それぞれの立場からより働きやすい環境を目指しているのだ。
「コロナ禍での取り組みが、社内の結束力を強めたのではないでしょうか。部署間の連携が、様々なことを可能にすることを実感できました。私にとっても会社にとっても良い経験となりました。」と、増田は嬉しそうに語った。
人事部 人事グループ
千葉支店 企画課
盛岡支店 企画課
